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天津工业大学印信管理办法

发布者:张立洁发布时间:2015-06-02

津工大[2005]269号

为进一步加强学校印信管理,确保用印的安全,维护印信效用,杜绝由于用印不慎和印信管理不严造成的麻烦和纠纷,保证学校各项工作的正常开展,特制定本办法。

一、印章的管理

㈠ 印章的保管和使用

1.本办法所指印章包括:学校公章(“中共天津工业大学委员会”印章、“天津工业大学”印章、“天津工业大学”钢印、校领导法人章、校领导签字章);学校所属各单位、各部门印章和专用章。

2.各类印章应由指定的司印人员妥善管理。学校的公章、钢印和校领导名章,由学校办公室指定专人负责保管和使用;各单位、各部门印章由其单位或部门指定专人负责保管和使用,并要制定相关管理办法。印章管理人员应注意印章的保管和保养,确保印章的安全和盖印清晰。
  3.使用印章应在办公室内,非特殊情况不得将印章携出办公室或单位以外使用,不用时应将印章妥为保存。司印人员因公外出或因故不能上班,应将印章交回部门负责人,不得因个人原因影响印章的使用。

4.司印人员用印前要仔细审查用印内容、格式、审批手续等,经审查无误后方可用印。用印位置要上不压正文、下骑年盖月,印记要清晰、端正,不得歪斜和倒置。

㈡ 印章的刻制

1.印章因长期使用发生磨损或因故损坏需更换时,须由持印部门提出书面申请,部门负责人签字,经学校办公室备案,予以更换。

2.凡经批准成立或更改名称的校内党政机构需刻制印章时,须持批准公文,经学校办公室备案,予以刻制。

3.印章的刻制或更换由学校办公室统一办理,制章费用由各部门承担。新章须在学校办公室备案印模后,方可启用,同时原章上交留存。

4.经学校决定撤销建制的单位,其印章在决定下达之日起作废。司印人员要及时持原章到学校办公室办理注销手续。

 用印原则及印章使用范围

1.“中共天津工业大学委员会”印章、“天津工业大学”印章、“天津工业大学”钢印的使用,遵循“主管校领导批准后用印”的原则。需使用(加盖)学校公章(含校领导法人章、签字章)的单位或部门,均应提前填写《天津工业大学用印申请表》,持表到学校办公室用印。《天津工业大学用印申请表》留学校办公室备查。

⑴ 凡以学校名义上报下发的行政公文,凭经书记、校长或主管校领导签发的公文底稿用印。

⑵ 以“天津工业大学”名义与外单位签订的合同、协议等,须经学校法定代表人审批;如由代理人代办,须持有学校法定代表人的授权委托书,方可用印。

⑶ 需用校章的聘书、奖状、荣誉证书,须持有相应的聘任通知书、表彰决定,方可用印。

⑷ 办理毕业证、学位证、结业证、肄业证、毕业证明书等,由教务处统一填写《用印申请表》,并委派专人与学校办公室司印人员共同组织证件盖章工作。

⑸ 学位证、毕业证的中文复印件需由学校档案馆审核盖章后方可到学校办公室加盖学校印章;英文翻译件需由国际交流处审核盖章后方可到学校办公室加盖学校印章。

⑹ 新生学生证加盖公章,由各学院持学生证管理部门填写的《用印申请表》集体办理;补发学生证由学生证管理部门持《用印申请表》统一办理。

  ⑺ 教职工工作证加盖公章,由人事处持《用印申请表》统一办理。

⑻ 各业务部门的业务报表(涉及全校综合统计的项目,要由学校办公室综合统计人员审核),经部门领导审核,并办理用印申请手续后,方可用印。

⑼ 单位或个人办理科研项目立项、专利申报、成果登记及申报各种奖励等工作应到科技处审核、登记,已归入档案馆“科技档案”的,须经档案馆审核无误后,由科技处统一办理用印申请手续,方可用印。

⑽ 校内各实体、经营单位办理执照、年检等手续要向科产处申报,由科产处审核、登记并统一办理相关手续后,派人持《用印申请表》到学校办公室盖章。

⑾ 校本部、应用技术与继续教育学院、实训基地应责成专人负责办理部门及个人驾驶员、机动车年检表、验车证、车辆变更证明信及学校公章用印申请等手续。

⑿ 出国人员的各类报表、外事方面的证明信等,要由主管部、处办理用印申请手续后,方可用印。

⒀ 经由学校档案馆提供的材料复印件,须先由档案馆加盖“天津工业大学档案专用章”后,再加盖学校印章。

2.领导名章,必须坚持校领导本人同意后方可用印的原则。

3.学校各基层单位的公章用于以本部门名义发的通知、通告、通报、布告、校内介绍信、证明及向学校呈送的请示、报告等,且须经单位主要负责人审批后方可使用。

  4.由于紧急情况来不及办理用印申请手续的,可以通过电话请示有关领导同意之后用印,且事后要及时补办用印申请手续。

二、介绍信的管理

㈠ 介绍信与用印紧密相连,所以,一般情况下介绍信由司印人员掌管。介绍信的保管、使用方法与印章的保管、使用方法相同。

㈡ 印章管理人员要对开出的介绍信负责,介绍信的内容要明确具体,字迹清楚,经检查核对无误后方可用印。

㈢ 以中共天津工业大学委员会、天津工业大学名义开具的介绍信,须按下列程序办理:

1.凡对外联系工作需要出具“中共天津工业大学委员会”、“天津工业大学”介绍信、证明等,应凭有关单位负责人的批示并加盖部门印章到校办用印;对于内容比较重要的介绍信、证明信,须经校领导批准后,方可加盖学校印章。

2.各学院用于联系学生实习工作所开具的介绍信,须经学院领导签字后,方可到学校办公室换信。

3.本校教职工和学生因私需用学校介绍信,须先到其所在单位开具证明后到学校办公室换办。非本校职工不得办理本校各类介绍信函。介绍信须本人亲自办理,不得代办。

㈣ 介绍信的存根及换信依据,学校办公室要留存二年备查。

㈤ 介绍信由学校办公室统一印制,各部门不得自行印制、购买、使用以学校名义抬头或落款的介绍信函。

三、学校各级印章和介绍信函因使用不当或管理不善出现的问题,各由其主管单位或部门主要负责人承担责任。

  天津工业大学

    二○○五年十一月二十五日


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